Reuniones eficaces

En el mundo comercial y de ventas se hace casi imprescindible mantener reuniones. La diferencia entre una reunión eficaz y una pérdida de tiempo radica en varios factores:

1º Valoración. Es importante comenzar valorando si la reunión presencial es imprescindible y justifica los gastos de paralización de un grupo de profesionales: desplazamientos, preparación de la reunión, asistencia... ¿Se pueden utilizar otros medios igualmente eficaces?

2º Planificación y citación. Debe ser planificada con antelación suficiente y tener unos objetivos claros, los cuales deben ser reflejados y compartidos. El factor sorpresa es mal aliado en estos encuentros. Solo deben asistir las personas necesarias.

3º Preparación. Todos los asistentes deben preparar los temas que estén en el orden del día o que se prevean puedan estar relacionados. La improvisación (necesaria en algunas partes de la venta) es peligrosa a la hora de departir en una sala.

4º Control del tiempo. Las reuniones son finitas y como tal hay que prever su finalización. Hace poco saltó la noticia del retorno del filibusterismo político en EEUU. El senador republicano Rand Paul habló ininterrumpidamente durante 12 horas y 52 minutos. En Estados Unidos no se le puede retirar la palabra a un electo. El citado senador, de cara a evitar una votación donde se nombraría al director de la CIA, retuvo la palabra durante ese tiempo sin sentarse ni ir al baño. ¿Existe el filibusterismo empresarial? Pues sí. Cada vez que se interviene sin decir o aportar nada. Cada vez que se pregunta sin concretar ni plantear ninguna cuestión concreta…

5º Cierre de objetivos. La reunión se convoca con unos objetivos y éstos deben ir dejándose cerrados y reflejados. Cambiar de asunto sin la finalización del anterior es estéril. Los objetivos pueden ser muy diversos:

-         Informativos: Exposición clara y comprobación de la información recibida. No siempre se entiende lo que se pretendía trasladar.

-         Participativas: Planteamiento del problema y apertura de un ordenado turno de palabra.

-         Tormenta de ideas: Fomento de un clima agradable y distendido para ampliar el abanico de posibilidades u opciones.

-         Combinadas: Se tienen diferentes objetivos. Es bueno espaciarla con descansos intermedios. Por ejemplo: primera parte informativa para comunicar un cambio en el organigrama. Descanso para el café. Segunda parte participativa, para decidir una estrategia comercial.

6º Ir a lo general. En ventas, al igual que en las reuniones de comunidades de propietarios, hay quien es aficionado a plantear cuestiones particulares en la sesión plenaria. Es una pérdida de tiempo, pues en estos foros solo deben tener cabida asuntos de interés y repercusión general y no las excepciones o particularidades, que deben ser tratadas de otra manera.

7º Mantener la organización. La puntualidad, el mantenimiento de unos horarios de descanso, respetar los turnos de palabra, evitar distracciones como ordenadores abiertos, móviles … facilitarán la agilidad de la reunión.

Dejo la lista abierta para vuestras siempre valiosas aportaciones…